退職の意思を英語で伝える──これは日本語よりも簡単そうに見えて、実は心理的なハードルがとても高い行為です。特に、外資系企業や海外とのやり取りがある職場では「どれだけ丁寧に、かつ明確に伝えられるか」で評価が大きく変わることがあります。実際、私も初めて英語で退職メールを書いた時、文法以前に「どんなトーンで書けばいいのか」が全くわかりませんでした。
この記事では、「丁寧な退職 英語 メール 書き方」にフォーカスし、メールや面談、さらには同僚へのメッセージまで、英語で退職を伝える際に必要な実用フレーズと構成方法をわかりやすくまとめています。初めて英語で退職を伝える方でも安心して使える内容になっているので、ぜひ最後まで読んでみてください。
丁寧な退職メールの基本構成
退職の意思を英語で伝えるメールは、丁寧さと明確さがポイントです。特に海外勤務や外資系企業では、書き方次第で印象が大きく変わります。ここでは基本の流れとよく使う表現をご紹介します。
件名・挨拶文で印象を良くするには？
件名は簡潔に「Resignation Notice – [名前]」が定番です。挨拶文では “Dear [Manager’s Name],” と丁寧に始め、”I hope you’re doing well.” など一言を添えることで柔らかい印象に。カジュアルすぎる表現は避け、ビジネスライクな敬語表現を意識しましょう。
本文で辞意と最終出社日を明確に伝える方法
最も重要なのは辞意と退職日を明確に伝えることです。”I am writing to formally resign from my position as [職種] at [会社名].” から始め、”My last working day will be [日付].” と続けるのが基本形。会社のポリシーに沿った通知期間（通常2週間など）を明記すると誠実さが伝わります。
ポジティブな退職理由の書き方
退職理由はポジティブに表現するのがマナーです。”I’ve accepted a new opportunity that aligns better with my long-term career goals.” のように「成長」や「挑戦」の視点を盛り込みましょう。”New challenge” や “professional development” といった単語がよく使われます。
引き継ぎのプロフェッショナルな伝え方
引き継ぎへの協力姿勢は高評価につながります。”I am happy to assist in the transition by preparing documentation or training my successor.” と伝えると好印象です。具体的なサポート内容を提示し、スムーズな業務継続をアピールしましょう。
感謝を表す定番フレーズ集
退職メールの締めくくりには感謝の言葉を。定番は “Thank you for the opportunity to work with such a great team.” や “I truly appreciate the support and mentorship I’ve received.”。個人的な経験を加えると、より心のこもった印象になります。
面談でスムーズに辞意を切り出す方法
面談での退職切り出しは緊張する場面ですが、事前準備と丁寧な言葉選びでスムーズに伝えられます。以下に、流れと使えるフレーズ例を紹介します。
面談冒頭のアイスブレイク表現
面談開始時は柔らかく場を和ませましょう。”Thank you for taking the time to meet with me.” や “I really appreciate this opportunity to speak with you.” といった表現で感謝を伝えると、会話のトーンが和らぎます。いきなり本題に入らず、少し余白を作るのがポイント。
辞意・退職理由を伝えるフレーズ例
辞意は率直かつ明確に伝える必要があります。”I’ve made the difficult decision to resign from my position.” や “I’ve accepted a new opportunity that aligns with my personal and professional goals.” などを使うと良いでしょう。ネガティブな理由は避け、前向きな意図を強調します。
notice period・最終出社日の口頭確認の仕方
辞意を伝えた後は、退職のタイミングを確認しましょう。”My understanding is that my notice period is [2 weeks]. Would my last working day be [Date]?” のように質問形式で伝えると、確認・交渉がスムーズです。契約上のルールに従いつつ、柔軟さを示しましょう。
面談後のフォローアップメール
面談後はフォローアップメールを送ることで、丁寧な印象を与えます。”Thank you again for the opportunity to speak today. As discussed, my last day will be [Date].” とまとめ、引き継ぎや後任対応について簡単に記載すると良いでしょう。
同僚・チームへの送別メッセージ
お世話になった同僚やチームへの英語メッセージは、短くても心がこもっていることが大切です。ここではシーン別に実用的な文例をご紹介します。
退職前日に送る短めメッセージ
「最後の一言」には感謝を中心にした表現を。”It’s been a pleasure working with you all. Thank you for the support and memories.” などが定番。カジュアルな会社なら “Wishing you all the best – keep in touch!” のような文面もおすすめです。
転職後のご挨拶メール例
転職後に送る挨拶メールでは、近況を簡単に伝えるのがポイントです。”Just wanted to share that I’ve started a new role at [New Company]. Thank you again for all your support!” と書くと好印象。LinkedIn などSNSでつながる旨を添えるのも◎。
コメント